Phòng Tổ chức Hành Chính

Quá trình hình thành và phát triển

Phòng Tổ chức Hành chính được thành lập ngày 10/08/1898 (cùng với Trường Chuyên nghiệp Hà Nội, tiền thân của Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội).

Quá trình hình thành và phát triển của phòng Tổ chức Hành chính gắn liền với 113 năm truyền thống xây dựng và phát triển của Nhà trường.

Chức năng, nhiệm vụ

* Chức năng

- Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trong công tác tổ chức cán bộ, chế độ chính sách, thi đua khen thưởng, kỷ luật, hành chính tổng hợp.

- Tổ chức thực hiện các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ liên quan tới hoạt động đối nội và đối ngoại của Nhà trường.

* Nhiệm vụ

Công tác tổ chức bộ máy

- Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của Nhà trường.

- Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trong một số mặt công tác của các Hội đồng: Hội đồng Tuyển dụng viên chức và người lao động, Hội đồng Khoa học và Đào tạo, Hội đồng Lương, Hội đồng Thi đua khen thưởng, Hội đồng Kỷ luật…

- Chủ trì, phối hợp các đơn vị có liên quan xây dựng, sửa đổi, bổ sung chức năng, nhiệm vụ cho các phòng, khoa, trung tâm…của Trường.

Công tác nhân sự

Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trong các công việc sau:

- Quản lý đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên của Trường (hồ sơ lý lịch, công việc, nghĩa vụ, quyền lợi, chế độ chính sách...).

- Xây dựng quy hoạch cán bộ đáp ứng nhu cầu phát triển Nhà trường; thực hiện công tác đề bạt, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ.

- Tổ chức tuyển dụng viên chức và người lao động, làm các thủ tục ký hợp đồng làm việc, thử việc, giảng dạy…; làm các thủ tục thuyên chuyển công tác, thôi việc, chấm dứt hợp đồng lao động, nghỉ hưu.

- Phối hợp với các đơn vị làm thủ tục xét hết tập sự cho viên chức tập sự.

- Phối hợp các đơn vị trong trường xây dựng quy hoạch phát triển nguồn nhân lực.

- Làm thủ tục cho cán bộ, viên chức đi học tập, công tác ở trong nước và nước ngoài và tiếp nhận cán bộ, viên chức sau khi về nước.

- Phối hợp các đơn vị đánh giá lao động và kết quả lao động của cán bộ, giáo viên, nhân viên.

- Nghiên cứu và triển khai thực hiện các văn bản pháp luật quy định công tác nhân sự.

Công tác chế độ chính sách

Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trong các công việc sau:

- Thực hiện chế độ chính sách theo quy định đối với người lao động (chế độ lương, phụ cấp lương, chế độ bảo hiểm….).

- Tổ chức thực hiện xét nâng lương, chuyển ngạch lương…và làm thủ tục cử CBVC thi nâng ngạch lương.

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị chức năng xây dựng các nội quy, quy định, quy chế chi tiêu trong trường.

Công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật

Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trong các công việc sau:

- Thực hiện công tác thi đua khen thưởng hàng năm, bao gồm hướng dẫn bình xét các danh hiệu thi đua cấp Trường và làm hồ sơ thủ tục đề nghị danh hiệu thi đua các cấp (chiến sỹ thi đua, Anh hùng, nhà giáo Ưu tú, nhà giáo Nhân dân, ....).

- Làm hồ sơ thủ tục đề nghị cấp bằng khen, huân huy chương các cấp.

- Tư vấn và thường trực Hội đồng kỷ luật xử lý các cán bộ vi phạm nội quy, quy chế, quy định của Nhà trường và Pháp luật của Nhà nước.

Công tác pháp chế

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn pháp chế cho Hiệu trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các văn bản do Hiệu trưởng ban hành. Theo dõi phát hiện và có biện pháp chấn chỉnh những vi phạm về thủ tục hành chính đã quy định.

- Phối hợp với các đơn vị chức năng để giám sát, quản lý việc thực hiện các quy định, quy chế làm việc, chủ trương và chính sách của Trường.

- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội dung các văn bản quy trình, quy phạm của Trường thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

Công tác Văn thư - Lưu trữ

- Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chụp, làm thủ tục chuyển giao văn bản đến Lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân trong Trường.

- Tiếp nhận, giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệ công tác.

- Quản lý các con dấu của Trường; đóng dấu vào văn bản, giấy tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ tục hành chính.

- Quản lý và tổ chức công tác lưu trữ các văn bản, tài liệu theo đúng quy định hiện hành; tiếp nhận, xử lý, bảo quản và lưu trữ tài liệu, hồ sơ.

- Cấp giấy giới thiệu đi đường cho cán bộ, giáo viên, nhân viên được cử đi công tác ngoài Trường. Xác nhận giấy đi đường cho khách từ các cơ quan ngoài đến công tác và lưu trú tại Trường.

Thực hiện công tác Hành chính tổng hợp

- Tổ chức công tác lễ tân và tiếp khách của Lãnh đạo Trường.

- Đón tiếp khách trong và ngoài nước đến Trường công tác, sắp xếp hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.

- Chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan trong Trường để đảm bảo các điều kiện cần thiết cho việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và sự kiện của Trường.

- Quản lý cơ sở vật chất, mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị, đảm bảo điều kiện làm việc, phương tiên đi lại phục vụ hoạt động và công tác của Giám hiệu.

- Thực hiện các công việc hiếu, hỷ . . . theo quy định của Trường.

- Lập kế hoạch hoạt động xe, đảm bảo đưa đón cán bộ đi công tác đúng giờ, đúng kế hoạch theo lộ trình được giao.

- Lập lịch công tác hàng tuần đăng tải trên Website của Trường.

- Trình duyệt danh mục và phân phối báo chí cho Lãnh đạo Trường và các đơn vị thuộc Trường.

Thực hiện chức năng tổng hợp, báo cáo

- Đầu mối tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất công tác của Nhà trường với các Bộ, Ngành liên quan về các lĩnh vực: tổ chức nhân sự, lao động tiền lương, hành chính tổng hợp, thi đua khen thưởng…

- Tổng hợp và xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của Trường.

- Làm công tác thư ký cho Giám hiệu: xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi biên bản và dự thảo thông báo, kết luận của các cuộc họp do Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng chủ trì.

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng phân công

Cơ cấu tổ chức

* Ban lãnh đạo

Trưởng phòng: Ths. Nguyễn Anh Tuấn

Phụ trách chung công tác của phòng, trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ, nhân sự. Là Ủy viên các Hội đồng của Nhà trường.

Điện thoại: 043.7655121. Số nội bộ 215. Di động 0983594277.

Phó trưởng phòng: Ths. Nguyễn Thị Thu Hương

Trực tiếp phụ trách công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật, chế độ chính sách và công tác pháp chế của Nhà trường.

Điện thoại: 043.7655121. Số nội bộ 211. Di động 0976126688

Phó trưởng phòng: Trần Mạnh Quân

Tham gia tư vấn pháp lý trong một số hoạt động, theo dõi triển khai và tổng hợp tình hình hoạt động tại cơ sở Hà Nam.

Điện thoại: 03513883758. Di động 0936266828

Chánh văn phòng Đảng ủy: Nguyễn Lương Thành

Thường trực công tác đảng ủy, công tác đảng vụ của Đảng bộ; xây dựng kế hoạch tổ chức hoạt động công đoàn phòng, giám sát công tác bảo vệ và điều hành xe phục vụ công tác.

Điện thoại: 043.7655121. Số nội bộ 231. Di động 0973763468

* Các Bộ phận chuyên môn

Bộ phận chế độ chính sách

- Chuyên viên: Ths. Nguyễn Đồng Anh Xuân

Phụ trách công tác bảo hiểm xã hội của CBVC và bảo hiểm thân thể của CBVC và HSSV, công tác quản lý chất lượng của phòng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008.

Đtiện thoại: 043.7655121. Số nội bộ 209. Di động 0916626929.

- Chuyên viên: Nguyễn Thị Diệu Hiền

Phụ trách công tác lao động tiền lương: xây dựng kế hoạch biên chế lương, thanh toán lương, phụ cấp lương cho CBVC; làm thủ tục nâng lương, chuyển ngạch lương…và cử CBVC thi nâng ngạch lương; thực hiện thống kê, báo cáo định kỳ, đột xuất công tác lao động tiền lương.

Điện thoại: 043.7655121. Số nội bộ 209. Di động 0983612786.

- Chuyên viên: Đỗ Thanh Trung

Phụ trách công tác lao động tiền lương: thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc theo hợp đồng ngắn hạn, hợp đồng giảng dạy; thanh toán học phí và tiền trợ học tập đối với CBVC được nhà trường cử đi học tập, bồi dưỡng; thực hiện thống kê, báo cáo định kỳ, đột xuất công tác lao động tiền lương.

Điện thoại: 043.7655121. Số nội bộ 209. Di động 0987242668.

- Chuyên viên: Phạm Văn Bằng

Phụ trách công tác quản lý, khai thác hồ sơ cán bộ, giáo viên, nhân viên; soạn thảo và theo dõi hợp đồng lao động; công tác bảo hộ lao động và công tác an toàn vệ sinh công nghiệp; thực hiện thống kê, báo cáo định kỳ, đột xuất công tác chất lượng, số lượng nguồn nhân lực.

Điện thoại: 043.7655121. Số nội bộ 209. Di động 0983033775.

Bộ phận hành chính tổng hợp

- Chuyên viên: Vũ Thị Thu Hiền

Tổng hợp tình hình, dự kiến lịch công tác tuần, tổng hợp các văn bản thi đua khen thưởng; soạn thảo các công văn, báo cáo, quyết định của nhà trường và của đơn vị; thư ký Hội đồng tuyển dụng viên chức và người lao động.

Điện thoại: 043.7655121. Số nội bộ 211. Di động 0913306430.

- Chuyên viên: Nông Lâm Thủy

Phụ trách công tác hành chính tổng hợp tại cơ sở Hà Nam: soạn thảo các công văn, báo cáo, công tác lễ tân tại cơ sở tại cơ sở Hà Nam.

Điện thoại: 03513883758. Di động 0915278498.

- Cán sự: Đào Thu Hà

Thực hiện các công việc hành chính, lễ tân của phòng, của nhà trường; quản lý tài sản và bố trí, sắp xếp các phòng làm việc của Giám hiệu, phòng khách; tiếp nhận, phân chia báo chí cho Giám hiệu, các đơn vị và làm thủ tục thanh toán tiền báo chí, điện thoại.

Điện thoại: 043.7655121. Số nội bộ 0. Di động: 0989066508.

Bộ phận Văn thư - Lưu trữ

- Chuyên viên: Đỗ Thị Minh Nguyệt

Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chụp, làm thủ tục chuyển giao văn bản đến Lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân trong Trường, tiếp nhận, phân loại, vào số văn bản đi; quản lý các con dấu của Trường.

Điện thoại: 043.7655121. Số nội bộ 214. Di động: 0912568963.

- Chuyên viên: Nguyễn Thị Mai

Tiếp nhận giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệ công tác; quản lý và tổ chức công tác lưu trữ các văn bản, tài liệu theo đúng quy định hiện hành; cấp giấy giới thiệu đi đường cho cán bộ, giáo viên, nhân viên được cử đi công tác ngoài Trường và nhận giấy đi đường cho khách từ các cơ quan ngoài đến công tác, lưu trú tại Trường.

Điện thoại: 043.7655121. Số nội bộ 214. Di động 0902216162.

Bộ phận lái xe

- Nhân viên: Nguyễn Doãn Đông

Lái xe đưa đón cán bộ đi công tác theo lịch được phân công; bảo quản, giữ gìn xe biển số 31A-4940.

Điện thoại: 01262248270.

- Nhân viên: Lê Anh Quang

Lái xe đưa đón cán bộ đi công tác theo lịch được phân công; bảo quản, giữ gìn xe biển số 31A-6814

Điện thoại: 0989226622.

- Nhân viên: Đài Trinh Thắng

Lái xe đưa đón cán bộ đi công tác theo lịch được phân công; bảo quản, giữ gìn xe biển số 31A-7185 và xe biển số 31A-4792

- Nhân viên: Trần Hồng Hải

Lái xe đưa đón cán bộ đi công tác theo lịch được phân công; bảo quản, giữ gìn xe biển số 31A-1211.

Thành tựu và hướng phát triển

* Thành tựu

Từ các phong trào thi đua tập thể, cán bộ, viên chức Phòng Tổ chức Hành chính đã phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và đạt được các thành tích như sau:

- Liên tục nhiều năm liền đạt danh hiệu tập thể lao động xuất sắc và được được trao tặng Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng Bộ Công Thương, Công đoàn Công Thương Việt Nam và Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam.

- Tập thể, cá nhân phòng Tổ chức Hành chính có nhiều sáng kiến, cải tiến trong công việc được lãnh đạo và CBVC nhà trường đánh giá cao.

* Hướng phát triển

- Xây dựng chiến lược phát triển nhân sự giai đoạn 2011 - 2015 tầm nhìn đến năm 2020.

- Tham mưu giúp Hiệu trưởng hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy và bổ nhiệm cán bộ theo nhiệm kỳ của Hiệu trưởng.

- Xây dựng và áp dụng Bộ quy chế làm việc Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội.

- Xây dựng và áp dụng phần mềm trong công tác quản lý nhân sự, lao động tiền lương, bảo hiểm…

Địa chỉ liên hệ

Tầng 1, nhà A1, xã Minh Khai, Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại: 04. 37655121. Số nội bộ 215.

Email: phongtchct@haui.edu.vn