Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Tổng hợp

Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị chức năng cấp phòng thuộc Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội.

Tên giao dịch tiếng Anh là: Department of Administration

Văn phòng đặt tại: Cơ sở 1, Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội, số 298 đường Cầu Diễn, quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội.

I. Chức năng của Phòng Hành chính Tổng hợp

a) Tham mưu, giúp Hiệu trưởng nhà trường trong công tác kế hoạch - tổng hợp; giúp việc về công tác hành chính cho Hội đồng trường, Ban Giám hiệu, Công đoàn nhà trường.

b) Tham mưu, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; công tác lễ tân khánh tiết, tổ chức các sự kiện; công tác đảm bảo an ninh trật tự, quản lý và sử dụng xe công của nhà trường.

c) Tham mưu, giúp Hiệu trưởng nhà trường trong công tác quản lý thông tin và hoạt động truyền thông, xây dựng, quản trị và quảng bá hình ảnh, văn hóa, thương hiệu của Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội.

d) Thực hiện các chức năng khác theo quy định của pháp luật, theo Quy chế tổ chức và hoạt động của nhà trường.

II. Nhiệm vụ, quyền hạn

1. Công tác kế hoạch - tổng hợp; giúp việc về công tác hành chính cho Hội đồng trường, Ban Giám hiệu, Công đoàn trường

a) Bảo đảm các điều kiện làm việc của Hội đồng trường, Ban Giám hiệu, Công đoàn trường; quản lý, điều hành các chuyên viên hỗ trợ, giúp việc công tác văn thư, hành chính cho Ban Giám hiệu, Công đoàn Trường. Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho Lãnh đạo nhà trường đi công tác trong nước và nước ngoài;

b) Tham mưu, giúp Hiệu trưởng nhà trường xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch, lịch công tác của nhà trường; theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc nhà trường thực hiện kế hoạch công tác theo yêu cầu chung.

c) Chủ trì hoặc tham gia xây dựng dự thảo nội dung dự án, đề án, quy chế, quy định thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn theo sự phân công của Hiệu trưởng nhà trường;

d) Chủ trì, phối hợp xây dựng các báo cáo tổng hợp liên quan đến một số lĩnh vực công tác của trường theo yêu cầu của các cấp có thẩm quyền; chủ trì phối hợp với các đơn vị xây dựng báo cáo công tác tháng, quý năm, báo cáo đột xuất, báo cáo thống kê theo lĩnh vực, nhiệm vụ được giao; theo dõi, tổng hợp, đánh giá tình hình, kết quả thực hiện các kế hoạch công tác của nhà trường;

e) Tham mưu, phối hợp xây dựng dự thảo kết luận của lãnh đạo nhà trường; thông báo các kết luận của lãnh đạo nhà trường và các cơ quan gửi đến nhà trường, các quyết định, chỉ đạo, thông báo của lãnh đạo nhà trường đến các đơn vị cá nhân trong toàn trường qua hệ thống văn bản điện tử hoặc bằng đường công văn;

g) Theo dõi, đôn đốc, giám sát các đơn vị thuộc nhà trường thực hiện các kết luận, kế hoạch, nhiệm vụ được cấp trên giao; kịp thời cảnh báo, nhắc nhở và có kiến nghị đảm bảo tiến độ theo yêu cầu công việc.

2. Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

a) Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu tham dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo,… theo yêu cầu của lãnh đạo nhà trường;

b) Tham mưu cho Hiệu trưởng nhà trường trong xây dựng và thực hiện cải cách thủ tục hành chính của nhà trường; đề xuất các giải pháp, biện pháp cung ứng dịch vụ hành chính cho các cá nhân, tổ chức liên quan đảm bảo nhanh chóng, tiết kiệm, hiệu quả, thân thiện;

c) Thực hiện thủ tục cấp giấy giới thiệu và giấy đi đường cho viên chức, người lao động; thực hiện chứng nhận bản sao theo quy định của pháp luật và của nhà trường; ký thừa lệnh các văn bản do Hiệu trưởng nhà trường giao;

d) Là đầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ giữa nhà trường với các cơ quan cấp trên, các Bộ, Ngành, địa phương và các cơ quan, tổ chức khác; quản lý thông tin liên lạc và bảo mật thông tin tài liệu theo quy định của pháp luật và của Bộ, Ngành liên quan;

e) Tham mưu, giúp Hiệu trưởng nhà trường tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ và quy chế văn thư - lưu trữ của nhà trường; đảm bảo việc tiếp nhận và chuyển phát thông tin qua hệ thống văn bản điện tử và nguồn văn bản giấy một cách thông suốt, đúng thời hạn; kiếm soát việc phát hành văn bản nội bộ và văn bản ra ngoài theo đúng trình tự quy định và đúng thời hạn;

f) Tiếp nhận, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; kiểm soát hồ sơ giải quyết công việc của các đơn vị trước khi trình lãnh đạo nhà trường ký, phê duyệt;

g) Quản lý con dấu của Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội và bộ tên khắc của lãnh đạo nhà trường; đóng dấu văn bản, giấy tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ tục hành chính;

h) Quản lý giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của nhà trường theo quy định;

i) Tham mưu, giúp Hiệu trưởng nhà trường chỉ đạo, kiểm tra công tác lưu trữ tài liệu; hướng dẫn các đơn vị lập và giao nộp hồ sơ công việc, tài liệu vào lưu trữ nhà trường theo đúng quy định; tham mưu, giúp Hiệu trưởng nhà trường xây dựng và quản lý kho lưu trữ (gồm cả kho điện tử) của nhà trường và phục vụ việc khai thác, sử dụng kho lưu trữ theo quy định.

3. Công tác Truyền thông, quản trị thương hiệu

a) Tham mưu xây dựng chiến lược, kế hoạch, văn bản quản lý, hướng dẫn thực hiện truyền thông, phát triển văn hóa, thương hiệu Nhà trường; chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc/trực thuộc nhà trường thực hiện kế hoạch quảng bá thương hiệu, chiến lược truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài về hoạt động tuyển sinh, đào tạo, nghiên cứu khoa học, đảm bảo chất lượng, các hoạt động sinh viên, hoạt động phong trào,…; theo dõi các sự kiện liên quan đến nhà trường, các đơn vị thuộc, trực thuộc nhà trường để đưa tin hoặc cảnh báo về các hành vi xâm phạm hình ảnh, uy tín, thương hiệu của nhà trường; xử lý các khủng hoảng truyền thông theo chức năng, nhiệm vụ;

b) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức họp báo, phát ngôn khi được Hiệu trưởng nhà trường phân công theo quy định của pháp luật và Quy chế phát ngôn và cung cấp thông tin báo chí của Trường Đại học Công nghiêp Hà Nội;

c) Tham mưu cho Hiệu trưởng nhà trường ký kết hợp đồng hợp tác truyền thông với các đối tác, tổ chức, phân công và quản lý mạng lưới cộng tác viên để thu thập tin tức, đưa tin về các hoạt động của nhà trường trên truyền thông nội bộ và các phương tiện thông tin đại chúng;

d) Tham mưu, giúp Hiệu trưởng nhà trường quản lý, phát triển, điều hành tổng thể nội dung cổng thông tin của nhà trường; quản lý việc sử dụng hình ảnh của nhà trường trên các tài khoản mạng Internet; Xây dựng, khai thác, quản trị các kênh truyền thông đa phương tiện chính thức của nhà trường: website, kênh truyền hình HaUI-TV, Youtube, mạng xã hội,...;

e) Chủ động khai thác, nắm bắt, cập nhật thông tin; thực hiện tuyên truyền, phổ biến chủ trương đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước; các chủ trương, chiến lược phát triển của nhà trường…;

f) Chủ trì xây dựng bộ nhận diện thương hiệu của Nhà trường; kiểm soát nội dung, hình thức hoạt động cổ động trực quan, banner, khẩu hiệu,… theo nhận diện thương hiệu; xây dựng và phát hành các ấn phẩm truyền thông; bộ quà tặng lưu niệm; quản lý, cấp phát đúng kế hoạch, đúng đối tượng; tiết kiệm, hiệu quả;

g) Tham mưu, giúp Hiệu trưởng nhà trường xây dựng, phát triển, quản lý cơ sở dữ liệu về các tư liệu, các hiện vật truyền thống của nhà trường; tiếp nhận quà lưu niệm, hiện vật lưu niệm của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân tặng nhà trường; chủ trì phối hợp với các đơn vị cập nhật thông tin, hiện vật truyền thống, khai thác sử dụng hiệu quả phòng truyền thống của nhà trường;

h) Thiết lập, quản lý, cập nhật và lưu trữ, đăng ký bản quyền hệ thống dữ liệu truyền thông của nhà trường.

4. Công tác lễ tân, khánh tiết và tổ chức sự kiện

a) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị tổ chức các sự kiện cấp nhà trường: Hội nghị, hội thảo, gặp mặt, lễ mít tinh, kỷ niệm, các buổi tuyên truyền… và các chương trình, sự kiện khác theo kế hoạch hoặc phân công của Hiệu trưởng nhà trường. Tổng hợp, đề xuất phê duyệt và giám sát tổ chức các sự kiện trong khuôn viên nhà trường, các sự kiện cấp Nhà trường tổ chức ngoài khuôn viên nhà trường;

b) Trang trí khánh tiết; xây dựng nội dung, kịch bản, chuẩn bị MC các chương trình, sự kiện; xây dựng, tổ chức các chương trình nghệ thuật cho các sự kiện theo phân công của lãnh đạo nhà trường;

c) Tham mưu, giúp Hiệu trưởng nhà trường thực hiện công tác lễ tân của nhà trường trong các sự kiện, chương trình đảm bảo chuyên nghiệp, hiệu quả; chủ trì hoặc phối hợp sắp xếp lịch làm việc, đón tiếp khách đến thăm, làm việc, liên hệ công tác theo phân công của lãnh đạo nhà trường;

d) Quản lý và bố trí sử dụng các phòng họp lãnh đạo, phòng truyền thống, phòng làm việc của lãnh đạo nhà trường.

5. Công tác đảm bảo an ninh trật tự và quản lý đội xe

a) Quản lý công tác bảo vệ, công tác trông giữ ô tô, xe máy, xe đạp của khách, viên chức, người lao động và người học trong khuôn viên nhà trường; đầu mối liên hệ với các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền để thực hiện công tác đảm bảo an ninh trật tự trong nhà trường;

b) Quản lý, điều hành xe công và hoạt động tổ xe phục vụ công tác của nhà trường đảm bảo an toàn, hiệu quả, tiết kiệm.

III. Cơ cấu tổ chức

- Trưởng phòng: TS. Nguyễn Thị Thu Hương

- Phó Trưởng phòng: Nguyễn Hoàng Dương

- Phó Trưởng phòng: Hoàng Đức Chiến

Phòng Hành chính Tổng hợp gồm 4 tổ nghiệp vụ:

- Tổ Kế hoạch - Tổng hợp;

- Tổ Truyền thông và sự kiện;

- Tổ Văn thư - Lễ tân;

- Tổ An ninh trật tự - Lái xe;